Por André Lobato – colaboração para a Folha de SP
É impossível pensar em empresa ou projeto que tenha se tornado realidade sem uma reunião. Por outro lado, muitos entram e saem desses encontros com a sensação de que pouco foi feito. Entre esse grupo estão 38% de 305 executivos brasileiros ouvidos pela consultoria Robert Half, de recursos humanos, em fevereiro e março deste ano. Eles consideram que ao menos metade de suas reuniões são desnecessárias.
Os motivos variam. Falta de preparo de quem as organiza e participa, ausência de figuras-chave, presença de pessoas desnecessárias e falta de foco do time estão entre as principais razões.
Se no quesito insatisfação com as reuniões o Brasil está um pouco acima da média dos 20 países pesquisados (32%), quando se trata de reclamação sobre o planejamento de pauta da reunião, a diferença é patente: 69% aqui, contra 31% nos restantes dos países, em média. Isso significa que faltam definição dos temas, envio antecipado aos participantes do material a ser discutido, liderança para coordenar a reunião e objetividade dos envolvidos para que a discussão necessária se transforme em conclusão.
“Em geral, o brasileiro coloca em discussão o que não estava na pauta, sobrepujando o que foi discutido”, afirma Vicente Ferreira, professor do Coppead-UFRJ (instituto de pós-graduação em administração da Universidade Federal do Rio de Janeiro). A falta de planejamento nas reuniões pode ser um reflexo da ausência de uma estratégia nas empresas, aponta Fanny Schwarz, executiva da Symnetics, consultoria em estratégia.
Segundo Schwarz, é comum a ausência de definições sobre o papel de cada um na reunião e de sua importância para a execução da estratégia da empresa. Isso leva a usar o tempo do encontro para falar sobre o passado e as razões pelas quais metas foram ou não atingidas. “E não sobre o futuro, o que é preciso ser feito para a execução da estratégia”, completa.